De kilometerregistratie: Wat moet je bijhouden en waarom?

Rijd je met een zakelijke auto ook wel eens privé kilometers? Of maak je met jouw privéauto ook af en toe zakelijke ritten? In beide gevallen is kilometerregistratie belangrijk! Je kilometerregistratie vormt namelijk een zeer belangrijke bewijslast naar de Belastingdienst. Het maakt onderdeel uit van je (bedrijfs)administratie.

‘Een sluitende kilometerregistratie is ook onderdeel van je bedrijfsadministratie.’

Privé kilometers rijden met een zakelijke auto

Op het moment dat je 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt met de auto van de zaak is er sprake van ‘bijtelling’. Je zult dan een percentage van de cataloguswaarde van de auto bij je inkomsten moeten optellen. Zolang je minder dan 500 kilometer privé rijdt heb je géén bijtelling, maar je moet dit wel met een sluitende kilometerregistratie kunnen aantonen. Daarnaast dien je btw af te dragen over het privégebruik van de auto van de zaak.

Zakelijke kilometers rijden met een privéauto

De zakelijke kilometers die worden gereden in de privéauto, mogen doorbelast worden aan de zaak. Immers zijn dit kosten voor je onderneming. Over de gereden kilometers mag je 19 cent per kilometer declareren. Maar let op, ook in deze situatie moet er een sluitende kilometerregistratie worden bijgehouden.

Een voorwaarde is wel dat alle kosten die zijn gemaakt voor de auto vanuit privé zijn betaald. In het geval dat ze door de zaak zijn betaald moeten deze privé worden doorbelast. Er mogen behalve de verreden kilometers voor de zaak géén andere autokosten in rekening van de onderneming worden gebracht. Naar evenredigheid mag er wel een deel van de btw van de autokosten, die vanuit privé zijn betaald, worden verrekend in de laatste btw-aangifte van het jaar. Bewaar de inkoopfacturen en bonnen waarop btw in rekening is gebracht dus goed!

Kilometerregistratie: wat moet ik vastleggen?

In de rittenregistratie moet je het volgende vermelden:

• Het merk van de auto
• Het type auto
• Het kenteken van de auto
• De periode waarin u de auto hebt gebruikt
• De ritgegevens

Je vermeldt per rit:

• De datum
• De begin- en eindstand van de kilometerteller
• Het vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt.
• De route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• Of het een privérit is of een zakelijke rit
• De privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden

De rittenregistratie moet volgens de wettelijke bewaartermijn minstens zeven jaar worden bewaard. Want de Belastingdienst kan op ieder moment en steekproefsgewijs je kilometerregistratie opvragen. Op het moment dat deze administratie niet sluitend is kun je een forse boete verwachten.

Een rittenregistratie is niet verplicht op het moment dat je bijtelling betaalt, maar is wel verplicht in de volgende situaties:

• Geen privégebruik van de bedrijfswagen
• Vervoerkosten
• Btw over privégebruik
• Werkgeversvrijstelling BPM

De beste manier om je gegevens bij te houden

De beste manier om je ritgegevens bij te houden is met automatische rittenregistratie. Een automatisch ritregistratiesysteem bespaart je veel tijd en moeite, want je hoeft de kilometers namelijk niet langer handmatig bij te houden. Ook hoef je de rittenadministratie van werknemers niet langer te controleren. Met een automatisch rittenregistratiesysteem bespaar je trouwens ook veel geld, want je voorkomt boetes van de Belastingdienst. En omdat je veel tijd bespaart bespaar je uiteindelijk ook op administratiekosten. Tevens zorgt een ritregistratiesysteem dat je efficiënter kunt plannen en heb je altijd goed zicht op de ritgegevens van medewerkers. Dit voorkomt discussies, bijvoorbeeld over hoeveel privékilometers er zijn gereden. Tot slot kun je met een sluitende rittenregistratie ook het aantal gereden kilometers eenvoudig verantwoorden aan jouw klanten.